Wat doet een weddingplanner?

Een weddingplanner en de klant beginnen altijd met een gesprek. Dit doen zij om de basis te leggen van wat de klant verwacht van de weddingplanner en wat de klant van plan is te doen. Wanneer een weddingplanner voor het eerst een klant ontmoet, moet het gesprek bestaan uit simpelweg uitleggen van de beschikbare pakketten en kort bespreken welk type huwelijk de klant wil.

Om precies te weten wat een weddingplanner doet, moet je het verschil weten tussen beide vormen van huwelijksplanningsservices: weddingplanner als professionele ceremoniemeester en weddingplanner als volledige service. Of lees welke taken een ceremoniemeester heeft.

Weddingplanner als professionele ceremoniemeester

De meeste bruiden keken al uit naar hun trouwdag sinds ze kleine meisjes waren, en velen weigeren om iemand anders de details van hun huwelijk anders dan zichzelf te laten plannen! Dat gezegd hebbende, deze bruiden erkennen ook dat hun huwelijksdag over genot en gelukzaligheid moet gaan, en zich niet druk willen maken tijdens de trouwdag over de kleine details. In dit geval hebben ze hulp nodig van een professionele ceremoniemeester. De professionele ceremoniemeester biedt alleen hulp op de trouwdag zelf. De bruid heeft in dit geval alle voorbereidingen zelf getroffen.

Pre-huwelijk

De professionele ceremoniemeester bekijkt de contracten die met elke leverancier zijn gesloten. Ongeveer één week voorafgaand aan de bruiloft, neemt de professionele ceremoniemeester contact op met de verkopers en stelt zichzelf voor en zorgt ervoor dat ze van elk van hen de juiste contactinformatie heeft.

Om een vlotte huwelijksdag te verzekeren, maakt de professionele ceremoniemeester een draaiboek waarin de tijdlijn van de dag wordt geschetst. Uiteraard moet de bruid of bruidegom het draaiboek goedkeuren voordat deze wordt verspreid met eventuele leveranciers.

Trouwdag

Op de dag van de bruiloft moet de professionele ceremoniemeester vroeg op de locatie aankomen om toezicht te houden op alle leveranciers en aanwezig zijn om eventuele vragen te beantwoorden. De professionele ceremoniemeester moet de contactpersoon zijn tussen alle leveranciers. Het bruidspaar kan dan optimaal genieten van hun speciale dag. Het is de plicht en het voorrecht van de ceremoniemeester om ervoor te zorgen dat de visie van het bruidspaar wordt geïmplementeerd.

Zodra de tijd voor de ceremonie nadert, moet de ceremoniemeester beginnen met het uitdelen van de eventuele corsages en ervoor zorgen dat iedereen volgens de tijdlijn op zijn plaats is. Zij zijn ervoor verantwoordelijk dat elke persoon op het bruiloftsfeest hun verantwoordelijkheden nakomt en dat gasten op de juiste manier worden behandeld. Zodra het tijd is voor de ceremonie om te beginnen, moet de professioneel ceremoniemeester klaar staan om de muziek tijdig te laten starten en de voortang te bewaken.

Nadat de ceremonie is voltooid, moet de professioneel ceremoniemeester ervoor zorgen dat de gasten snel naar de receptie worden geleid en op de juiste plaats zijn om foto’s te laten beginnen. Dit is een van de meest cruciale en over het hoofd geziene onderdelen van een bruiloft, maar als het goed wordt uitgevoerd, zorgt het voor een vlotte en tijdige start van de receptie. Een van de vaardigheden die je nodig hebt om als weddingplanner te bezitten, is het vermogen om de bruiloft in beweging te houden volgens de tijdlijn, maar ook te weten wanneer je moet versnellen of vertragen.

Afsluiten

Het werk van de professionele ceremoniemeester is nog niet klaar nadat de gasten en het pasgetrouwde stel de receptie hebben verlaten. Zelfs nadat iedereen is opgeruimd, moet zij ervoor zorgen dat alle persoonlijke eigendommen en huwelijksgeschenken van de bruid en bruidegom op de juiste manier worden verpakt en/of veilig worden opgeborgen. Plan dit van tevoren en vraag eventueel hulp van gasten die het bruidspaar heeft aanwezen.

Weddingplanner als volledige service

Een weddingplanner als volledige service bestaat uit alles wat is inbegrepen bij professionele ceremoniemeester maar ook maandenlange planning voorafgaand aan de grote dag.

Begroting

Op de een of andere manier beïnvloedt het budget elke beslissing van de bruiloft. Al heel vroeg in de planningsfase moet de weddingplanner een gedetailleerd gesprek met de klant aangaan over het budget voor de bruiloft. Sommige bruidsparen zullen het budget zelf behandelen en sommige bruidsparen hebben hierbij hulp nodig van een weddingplanner. Het budget dient vastgesteld te zijn voordat locaties worden bezocht of dat er afspraken met leveranciers worden gemaakt. Zo weet je zeker dat er geen veel te dure overeenkomsten worden aangegaan.

Ondanks het belang van het vaststellen van een budget, zal deze ongetwijfeld nog veranderen. Er kan uiteindelijk worden besloten om iets meer budget vrij te maken, of juist te ‘bezuinigen’ op een aantal punten. De weddingplanner moet deze veranderende verwachtingen bijbenen en verwerken in het overzicht.

Locaties

Zodra het budget is vastgesteld, is het tijd om onderzoek te doen naar locaties. Het vergelijken van locaties kan een van de meest gecompliceerde taken zijn die een weddingplanner moet uitvoeren, maar het is ook waar ze de meeste waarde aan hun klant kunnen bieden. Elke locatie die wordt overwogen, omvat waarschijnlijk verschillende prijzen voor eten en drinken, huur van de ruimte, servicekosten enzovoort.

Voordat de locaties worden vergeleken en voorgesteld worden aan het bruidspaar is het wel belangrijk om te weten of deze wel beschikbaar zijn op de beoogde trouwdag. Locaties zijn vaak meer dan een jaar van tevoren gereserveerd, dus wacht hier niet te lang mee!

Vaak kan er een optie worden genomen op een bepaalde locatie om de datum (tijdelijk) vast te houden. Het bruidspaar kan dan een bezoek plegen en erover nadenken of deze locatie volledig aan hun wensen voldoet. De locatie is pas definitief wanneer het contract is getekend en een aanbetaling tijdig is gedaan.

Leveranciers

Zodra een locatie en datum is bevestigd en een aanbetaling is gedaan, is het tijd om te beginnen met het selecteren van leveranciers. Net zoals het geval is met locaties, kunnen veel van de beste bruiloftsleveranciers (fotografen, videografen, bloemisten, enz.) een jaar of langer van tevoren al gereserveerd zijn. Wacht hier daarom niet te lang mee.

Details

Nadat de locatie en leveranciers zijn geboekt, heeft het bruidspaar hulp nodig bij de details van de bruiloft. Bijvoorbeeld bij de selectie van de kleding, het wellicht bijwonen van afspraken in de bruidssalon, uitkiezen van de bruidstaart of het geven van een mening over thema’s, kleuren, linnengoed enz.

Zoveel details en dan hebben we het nog niet eens over het drukwerk! Zoals eventuele save the date-kaartjes, de huwelijksuitnodigingen, menukaartjes, naamkaartjes, programma’s en bedankt-kaartjes.

Zelfs als het bruidspaar heeft gevraagd om de mening van de weddingplanner, is het wel belangrijk dat dit binnen het budget blijft en het juiste thema wordt gebruikt.

Conclusie

Omdat elke bruiloft uniek is, is het werk van een weddingplanner bij iedere bruiloft anders. De primaire plicht als weddingplanner is daarom om de zorgen dat het bruidspaar de bruiloft meemaakt die ze voor ogen hadden toen ze besloten om een weddingplanner te zoeken. De weddingplanner heeft de cruciale rol bij het verwezenlijken van iemands dromen. Hoeveel mensen kunnen dat zeggen over hun carrière?

Lees ook:

• Kosten van een weddingplanner
• Taken weddingplanner,
• Hoeveel geld geef je cadeau op een bruiloft?
• Welk type weddingplanner zoek jij?  
• Taken ceremoniemeester